Pflegetagebuch erstellen – nach den sechs Modulen, die der Gutachter wirklich bewertet

Die vier Regeln, an denen die meisten Tagebücher scheitern

1. Nicht Minuten, sondern Selbständigkeit. § 15 Abs. 2 SGB XI gliedert das Begutachtungsinstrument in sechs Module und ordnet den Kriterien Einzelpunkte zu, die den Grad der Beeinträchtigung abbilden. Ein Zeitaufwand kommt darin nicht vor. Die einzige Stelle im ganzen Bogen, an der eine Uhrzeit zählt, ist Kriterium 5.15: Besuche medizinischer Einrichtungen, die einschließlich Fahrtzeit länger als drei Stunden dauern, werden doppelt gewertet.
2. Seltener als einmal pro Woche zählt nicht. Die Begutachtungs-Richtlinien schließen Beeinträchtigungen aus, die vorübergehend (voraussichtlich unter sechs Monaten) oder vereinzelt, also seltener als einmal wöchentlich, auftreten. Notieren Sie deshalb lieber, was regelmäßig wiederkehrt, als was einmal passiert ist.
3. Bei schwankendem Bedarf entscheidet der Wochenverlauf. Kommt die Beeinträchtigung mindestens einmal wöchentlich, aber nicht täglich vor, ist laut Richtlinie „auf die Gesamtheit dieser Aktivität im Wochenverlauf" abzustellen. Genau dafür ist das Tagebuch da: Es zeigt, wie viele Tage der Woche Hilfe nötig war.
4. Hilfe ist mehr als Übernehmen. Schon Zurechtlegen von Gegenständen, Auffordern, Unterstützung bei der Entscheidung und partielle Beaufsichtigung machen eine Aktivität „überwiegend selbständig". Wer nur ankreuzt, was er körperlich erledigt hat, verschenkt Punkte in den Modulen 2, 4 und 6.

Diese sechs Bereiche prüft der Gutachter

Die Gewichtung steht in § 15 Abs. 2 Satz 8 SGB XI, die Kriterien in Anlage 1. Die Vorlage oben bildet alle sechs ab.

• Modul 1: Mobilität — 10 %, 5 Kriterien
• Modul 2: Kognitive und kommunikative Fähigkeiten — 15 %, gemeinsam mit Modul 3, 11 Kriterien
• Modul 3: Verhaltensweisen und psychische Problemlagen — 15 %, gemeinsam mit Modul 2, 13 Kriterien
• Modul 4: Selbstversorgung — 40 % — das mit Abstand schwerste Modul, 13 Kriterien
• Modul 5: Bewältigung von und selbständiger Umgang mit krankheits- oder therapiebedingten Anforderungen und Belastungen — 20 %, 16 Kriterien
• Modul 6: Gestaltung des Alltagslebens und sozialer Kontakte — 15 %, 6 Kriterien

Nicht dabei, und das ist kein Versehen: Hauswirtschaft und außerhäusliche Aktivitäten. § 14 Abs. 3 SGB XI ordnet Probleme bei der Haushaltsführung den Kriterien der sechs Bereiche zu, einen eigenen Punktwert gibt es dafür nicht. Wer eine Vorlage ausfüllt, in der „Einkaufen, Kochen, Putzen" eine eigene Zeile hat, arbeitet mit einem Bogen aus der Zeit der Pflegestufen.

Die vier Stufen, die Sie ankreuzen – und was sie bedeuten

In den Modulen 1, 4 und 6 steht neben jedem Kriterium dieselbe Skala. Wer sie falsch liest, kreuzt systematisch zu günstig an. Die Abgrenzung aus Anlage 1 zum SGB XI in Alltagssprache:

• selbständig (0 Punkte): keine personelle Hilfe nötig – auch dann nicht, wenn es länger dauert, unter Schmerzen geschieht oder nur mit Hilfsmittel klappt. Der Rollator allein macht niemanden unselbständig.
• überwiegend selbständig (1 Punkt): Zurechtlegen von Gegenständen, Auffordern, Unterstützung bei der Entscheidung, partielle Beaufsichtigung, punktuelle Übernahme einzelner Teilhandlungen.
• überwiegend unselbständig (2 Punkte): aufwendige Motivation, umfassende Anleitung, ständige Beaufsichtigung – oder die Übernahme eines erheblichen Teils der Handlung.
• unselbständig (3 Punkte): die Pflegeperson übernimmt alle oder nahezu alle Teilhandlungen.

Modul 3 zählt anders: dort wird nicht die Schwere bewertet, sondern die Häufigkeit, und die Punkte lauten 0 / 1 / 3 / 5. Ein tägliches Verhalten wiegt dort fünfmal so schwer wie ein seltenes – deshalb liegt in der Vorlage ein eigenes Sammelblatt mit Strichliste bei.

Warum die Vorlage zwei Wochen abdeckt

Die Empfehlung ist keine Vorsichtsmaßnahme, sie steht im Bogen selbst. In Modul 3 ist die Stufe „selten" in Anlage 1 zum SGB XI als ein- bis dreimal innerhalb von zwei Wochen definiert. Über sieben Tage lässt sich diese Stufe schlicht nicht belegen – wer nur eine Woche führt, verschenkt die Belegbarkeit der untersten Häufigkeitsstufe. Für die Module 1, 4 und 6 kommt hinzu: Bei schwankendem Bedarf ist nach den Begutachtungs-Richtlinien „auf die Gesamtheit dieser Aktivität im Wochenverlauf" abzustellen. Zwei Wochen zeigen einen guten und einen schlechten Abschnitt, sieben Tage oft nur einen davon.

Was nicht in das Tagebuch gehört

• Minuten. Der Zeitaufwand war das Maß der Pflegestufen bis 2016. Seit dem 1. Januar 2017 ermittelt das Begutachtungsinstrument nach § 15 Abs. 2 SGB XI den Grad der Selbständigkeit beziehungsweise die Häufigkeit. Eine Minutenliste beantwortet keine einzige Frage des heutigen Bogens.
• Vorübergehendes. Beeinträchtigungen, die voraussichtlich weniger als sechs Monate bestehen, bleiben nach den Begutachtungs-Richtlinien unberücksichtigt – der gebrochene Arm, der in acht Wochen verheilt, zählt nicht.
• Vereinzeltes. Was seltener als einmal pro Woche vorkommt, bleibt ebenfalls außen vor. Die einmalige Hilfe im Monat trägt nichts bei.
• Hauswirtschaft und außerhäusliche Aktivitäten. § 14 Abs. 3 SGB XI ordnet Probleme der Haushaltsführung den Kriterien der sechs Bereiche zu; einen eigenen Punktwert gibt es dafür nicht. Notieren Sie solche Hilfen trotzdem unter „Besonderheiten" – der Gutachter erhebt sie, sie gehen nur nicht in die Punktrechnung ein.

Die einzige Stelle im ganzen Bogen, an der eine Uhrzeit zählt, ist Kriterium 5.15: Besuche medizinischer Einrichtungen werden doppelt gewertet, wenn sie einschließlich Fahrtzeit länger als drei Stunden dauern. Notieren Sie deshalb bei jedem Arzt- oder Therapietermin die Gesamtdauer von der Haustür bis zurück.

So führen Sie das Pflegetagebuch richtig

• Sofort eintragen – nicht abends aus dem Gedächtnis. Kleine Hilfen vergisst man sonst.
• Tagesform notieren. Die Richtlinien nennen Tagesformschwankungen ausdrücklich als etwas, das der Gutachter erfragen muss – bei mehreren Kriterien in Modul 2 ist „hängt von der Tagesform ab" selbst ein Bewertungsgrund.
• Ehrlich einschätzen – weder unter- noch übertreiben. Glaubwürdigkeit ist der Wert des Tagebuchs.
• Modul 3 als Strichliste. Verhaltensweisen werden nicht nach Schwere, sondern nach Häufigkeit bewertet. Dafür gibt es in der Vorlage ein eigenes Sammelblatt.
• Beim Gutachter-Besuch vorlegen, beim Widerspruch als Anlage einreichen.
• Eine Schätzung Ihres Pflegegrads vorab liefert der Pflegegrad-Rechner, der dieselbe Systematik rechnet.

Häufige Fragen zum Pflegetagebuch

Weiterlesen

• Pflegegrad-Rechner: Punkte nach Anlage 2 SGB XI
• Pflegegrad beantragen: der Weg zur Begutachtung
• Pflegegrad-Widerspruch: die komplette Anleitung
• Anspruchs-Check: was Ihnen mit Pflegegrad zusteht

Quellen: § 14 und § 15 SGB XI sowie Anlage 1 zum SGB XI (Kriterien und Einzelpunkte), Begutachtungs-Richtlinien des Medizinischen Dienstes Bund vom 21.08.2024 (Ziffern 3.2.2.1, 4.5.2 und 4.8.3). Beide im Volltext abgerufen am 12.09.2026.