Kassen-Anleitung

VIACTIV Verhinderungspflege: Formular, Antrag & Auszahlung 2026

So beantragen Sie die Verhinderungspflege bei der VIACTIV Krankenkasse – mit dem richtigen Formular, dem schnellsten Weg und den Fehlern, die Sie vermeiden sollten.

unabhängige Ausfüllhilfe § 39 SGB XI Stand: November 2026
Ihr Anspruch 2026 (alle Kassen gleich): bis zu 3.539 € pro Jahr aus dem Gemeinsamen Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege, ab Pflegegrad 2, bis zu 56 Tage – ohne Vorpflegezeit. Wie viel Ihnen noch zusteht, zeigt Ihnen der Rechner in 30 Sekunden.
Beruhigt aus dem Haus gehen: der Hausnotruf
Viele Pflegepersonen trauen sich keine Auszeit, weil dann niemand da wäre, falls etwas passiert. Ein Hausnotruf schließt genau diese Lücke: Der Knopf am Handgelenk alarmiert rund um die Uhr eine besetzte Zentrale. Ab Pflegegrad 1 beteiligt sich die Pflegekasse auf Antrag an den Kosten – den Antrag bei Ihrer Pflegekasse stellt der Anbieter für Sie, Sie geben dafür online die Daten der gepflegten Person an.
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Hausnotruf beantragen lassen

So läuft der Antrag bei der VIACTIV

Die VIACTIV verlangt keinen Antrag im Voraus. Auf viactiv.de steht es wörtlich: „Sie müssen vorab keinen Antrag mehr stellen." Geprüft wird erst hinterher, wenn die Vertretung vorbei ist.

Dafür müssen Sie sich zwischen zwei Formularen entscheiden: „Verhinderungspflege durch Privatperson", wenn jemand privat eingesprungen ist – oder „Verhinderungspflege durch Pflegedienstleister", wenn ein Pflegedienst oder eine Einrichtung übernommen hat. Beides sind ausfüllbare PDFs, beide müssen von allen Beteiligten unterschrieben sein.

Das ausgefüllte Formular geht per Post an: VIACTIV Krankenkasse, Zentraler Posteingang, 44775 Bochum. Digital läuft es über die VIACTIV Service-App oder über VIACTIV Service-Online im Browser – dort sind Ihre Daten bereits hinterlegt, Sie müssen sich einmalig registrieren.

VIACTIV-Besonderheit: Das Formular für private Ersatzpflege ist Antrag und Quittung in einem: Unten auf dem Bogen steht „Quittung und Empfangsbestätigung" – die Ersatzpflegekraft unterschreibt den Erhalt des Geldes, Sie darunter die Bitte um Erstattung. Eine separate Quittung brauchen Sie damit nicht. Und der Bogen sagt ausdrücklich, „eine Aufstellung der einzelnen Tage ist nicht erforderlich": Der Gesamtbetrag für den Zeitraum genügt.

Offizielle Formulare & Links der VIACTIV

Alle Links führen direkt zur VIACTIV Krankenkasse. Wir sind unabhängig und nicht mit der Kasse verbunden – wenn ein Link nicht mehr stimmt, sagen Sie uns Bescheid.

Schritt für Schritt: So füllen Sie den Antrag aus

  1. Versichertendaten & Pflegegrad der pflegebedürftigen Person eintragen.
  2. Zeitraum der Verhinderung angeben – bei stundenweiser Verhinderung (unter 8 Std./Tag) unbedingt die Stunden vermerken: dann läuft das Pflegegeld voll weiter.
  3. Ersatzpflegeperson mit Name, Anschrift und Verwandtschaftsverhältnis angeben – bei nahen Angehörigen gilt die 2×-Pflegegeld-Grenze.
  4. Kosten belegen: Rechnung des Pflegedienstes oder Quittung mit allen Pflichtangaben beilegen – der häufigste Ablehnungsgrund ist ein unvollständiger Beleg.
  5. Absenden & nachhalten: Auszahlung bei der VIACTIV die VIACTIV nennt keine feste Frist; erfahrungsgemäß einige Wochen nach vollständiger Einreichung – so beschleunigen Sie die Auszahlung.

Stundenzettel und Kostenabrechnung: die zwei Papiere, die zusammengehören

Fast jede Rückfrage der Pflegekasse dreht sich um einen von zwei Punkten: wann vertreten wurde – und was dafür gezahlt wurde. Das sind zwei getrennte Fragen, und sie brauchen zwei getrennte Papiere. Halten Sie beide bereit, auch wenn das Formular der VIACTIV nur nach einem fragt.

Der Stundenzettel: wann und wie lange vertreten wurde

Ein Stundenzettel ist eine schlichte Liste: je Einsatz Datum, Beginn, Ende, die Stunden an diesem Tag, dazu eine Zeile für die Unterschrift der Ersatzpflegeperson. Ein amtlicher Vordruck ist dafür nicht vorgeschrieben – § 39 SGB XI verlangt kein Formular, ein selbst geführter Zettel oder eine Tabelle genügt. Gebraucht wird er trotzdem, denn an der Stundenzahl pro Tag hängt, ob Ihr Pflegegeld ungekürzt weiterläuft. Wer im Antrag nur einen Zeitraum „von–bis" einträgt, kann hinterher nicht mehr zeigen, welche Tage kurze Einsätze waren. Wenn Sie ohnehin ein Pflegetagebuch führen, führen Sie den Stundenzettel einfach daneben – ein paar Minuten im Monat gegen den Streit am Ende.

Die Kostenabrechnung: was tatsächlich gezahlt wurde

Die Kostenabrechnung beantwortet die zweite Frage. Hat ein Pflegedienst vertreten, ist sie dessen Rechnung; war es eine Privatperson, ist sie die Quittung mit allen Pflichtangaben, von beiden Seiten unterschrieben. Manche Kassen trennen Antrag und Kostenabrechnung in zwei Schritte oder verlangen dafür einen eigenen Abrechnungsbogen, andere legen beides auf ein Blatt – welcher Fall bei der VIACTIV gilt, steht oben unter „So läuft der Antrag". Reichen Sie Stundenzettel und Kostenabrechnung zusammen ein: Stimmen die Stunden auf beiden Papieren überein, bleibt nichts nachzufragen.

Erstattungsantrag statt Antrag im Voraus

Was Sie einreichen, ist genau genommen kein Antrag auf eine Bewilligung, sondern ein Erstattungsantrag: Das Gesetz verlangt einen „Antrag auf Erstattung unter Nachweis der Kosten" und sagt im selben Satz, eine vorherige Antragstellung sei „nicht erforderlich" (§ 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI). Der Unterschied ist kein sprachlicher: Sie warten auf keine Zusage, sondern legen die Kosten aus und holen sie zurück. Deshalb enthält ein Erstattungsantrag nur Rückblickendes – Zeitraum, Stunden, gezahlten Betrag, Belege – und nichts über Ihre Pläne. Wie weit Sie dabei zurückgreifen dürfen, ist eine eigene Frage und bei jeder Kasse dieselbe.

Wo Sie die Telefonnummer Ihrer Pflegekasse finden

Ist eine Angabe im Formular unklar, ist ein Anruf schneller als ein zweiter Anlauf mit einem falsch ausgefüllten Bogen. Die Telefonnummer Ihrer Pflegekasse steht auf Ihrer Versichertenkarte – dort ist sie verlässlicher als eine Nummer aus der Suche, weil sie zu der Kasse und Geschäftsstelle gehört, bei der Sie wirklich versichert sind. Das gilt besonders bei Kassen, die aus mehreren eigenständigen Trägern bestehen: Dort führt die falsche Nummer zur falschen Pflegekasse. Die offiziellen Kontakt- und Formularwege der VIACTIV stehen oben; alle anderen Kassen sammelt der Kassen-Lotse.

Was der Entwurf für 2027 ändern würde

Wird die Verhinderungspflege 2027 abgeschafft? Heute nicht — aber es liegt ein Entwurf vor.

Wer heute nach „Verhinderungspflege 2027" sucht, stößt auf Meldungen über eine Abschaffung. Für Ihren Antrag gilt: Alles auf dieser Seite ist geltendes Recht — Anspruch, Höhe, Fristen und Formulare ändern sich durch einen Entwurf nicht. Einen Entwurf gibt es aber. Das Bundeskabinett hat am 30. September 2026 den Regierungsentwurf eines Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG) beschlossen, geplantes Inkrafttreten 1. Januar 2027. Er würde das ambulante Leistungsrecht neu ordnen:

  • Die Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI hieße „Überbrückungsbudget" und wäre zweckgebunden — nicht mehr für jede Verhinderung der Pflegeperson, sondern für Akut- und Überbrückungslagen. Die Leistung verschwindet im Entwurf also nicht, ihr Anwendungsbereich würde enger.
  • Der Gemeinsame Jahresbetrag nach § 42a SGB XI — der Topf, den viele Ratgeber Entlastungsbudget nennen — soll gestrichen werden. Verhinderungs- und Kurzzeitpflege hätten dann wieder getrennte Budgets statt eines gemeinsamen.
  • Ausgerechnet das Wort Entlastungsbudget würde der Entwurf anders besetzen: So soll dort das Pflegegeld nach § 37 SGB XI heißen. Dasselbe Wort, eine andere Leistung — und noch einmal etwas anderes als der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI, den es heute schon gibt.

Und bis dahin? Ein Regierungsentwurf ist nicht das letzte Wort: Die Anhörung der Verbände ist durch, das Kabinett hat beschlossen, aber Bundestag und Bundesrat haben noch nicht darüber abgestimmt. Das Bundeskabinett hat den Entwurf am 30. September 2026 beschlossen — nach drei ohne Beschluss verstrichenen Terminen im September. Damit liegt er im Bundestag; dort beginnt das parlamentarische Verfahren erst, und der Bundesrat ist noch gar nicht befasst. Beträge, Bezeichnungen und der Termin können sich im Verfahren noch ändern, der Entwurf kann schrumpfen, sich verschieben oder ganz scheitern. Planen Sie deshalb mit dem geltenden Recht — und schöpfen Sie den Jahresbetrag aus, solange er in dieser Form besteht: so verfällt kein Euro.

Stand dieser Einschätzung: 3. November 2026. Quelle ist der Entwurfstext selbst und die Verfahrensseite des Bundesgesundheitsministeriums, die den jeweils aktuellen Stand und die Stellungnahmen der Verbände führt.

Häufige Fragen zur VIACTIV-Verhinderungspflege

Muss ich die Verhinderungspflege bei der VIACTIV vorher beantragen?
Nein. Die VIACTIV schreibt wörtlich: „Sie müssen vorab keinen Antrag mehr stellen." Erst nach der Vertretung prüft die Pflegekasse Höhe und Umfang der Kosten – dafür reichen Sie das passende Formular ausgefüllt und unterschrieben ein.
Welches der beiden VIACTIV-Formulare ist das richtige?
Das richtet sich danach, wer vertreten hat. Ist eine Privatperson eingesprungen, nehmen Sie „Verhinderungspflege durch Privatperson". War es ein Pflegedienst oder eine Einrichtung, nehmen Sie „Verhinderungspflege durch Pflegedienstleister" – dort kreuzen Sie außerdem an, ob der Dienst über eine Abtretungserklärung direkt mit der VIACTIV abrechnet oder ob Sie die Rechnung erst selbst bezahlen und dann einreichen.
Brauche ich bei der VIACTIV eine zusätzliche Quittung?
Bei privater Ersatzpflege nicht. Das VIACTIV-Formular enthält im unteren Teil den Abschnitt „Quittung und Empfangsbestätigung": Die Ersatzpflegekraft bestätigt dort mit Datum und Unterschrift, den Betrag erhalten zu haben. Damit ist der Nachweis auf demselben Blatt erledigt. Hat ein Pflegedienst vertreten, kommt dessen Rechnung dazu.
Erstattet die VIACTIV auch Fahrtkosten und Verdienstausfall?
Ja, beides steht als eigene Zeile im Formular: Fahrten mit dem eigenen PKW mit 0,20 € je gefahrenem Kilometer (Kilometer × Tage), Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Taxi gemäß beigefügter Bescheinigung sowie Verdienstausfall als Nettobetrag, ebenfalls gegen Bescheinigung. Bei Verwandten oder Verschwägerten bis zum 2. Grad und bei Personen aus demselben Haushalt zahlt die VIACTIV nach eigener Angabe das Zweifache des monatlichen Pflegegeldes „zuzüglich nachgewiesener Fahrkosten und Verdienstausfall".
Bis wann muss ich bei der VIACTIV abrechnen?
Die VIACTIV erstattet die Leistungen, wenn die Unterlagen zur Abrechnung bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres eingegangen sind – so steht es seit dem 01.01.2026 auf viactiv.de. Wer die Vertretung 2026 hatte, hat also bis zum 31.12.2027 Zeit. Das deckt sich mit § 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI.
Muss ich jeden einzelnen Tag einzeln aufschreiben?
Nein. Im VIACTIV-Formular steht direkt neben dem Betragsfeld: „eine Aufstellung der einzelnen Tage ist nicht erforderlich". Sie tragen den Zeitraum (von/bis) und den gezahlten Gesamtbetrag ein. Angeben müssen Sie aber, ob die bisherige Pflegeperson weniger als 8 Stunden am Tag ausgefallen ist oder 8 Stunden und länger – dafür gibt es im Formular eigene Kreuze, und davon hängt ab, ob Ihr Pflegegeld ungekürzt weiterläuft.
Wohin schicke ich das VIACTIV-Formular?
Per Post an VIACTIV Krankenkasse, Zentraler Posteingang, 44775 Bochum. Schneller geht es digital über die VIACTIV Service-App oder VIACTIV Service-Online im Browser. Fragen beantwortet der Kundenservice kostenlos unter 0800 222 12 11.

Andere Pflegekasse?

Hier finden Sie die Anleitungen für AOK, TK, DAK, Barmer, IKK, IKK classic, KKH, Knappschaft, hkk. Alle weiteren Kassen findet der Kassen-Lotse. Grundlagen für alle Kassen: Verhinderungspflege einfach erklärt.

Quellen
Zuletzt geprüft: Juli 2026
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