Kassen-Anleitung

VIACTIV Verhinderungspflege: Formular, Antrag & Auszahlung 2026

So beantragen Sie die Verhinderungspflege bei der VIACTIV Krankenkasse – mit dem richtigen Formular, dem schnellsten Weg und den Fehlern, die Sie vermeiden sollten.

unabhängige Ausfüllhilfe § 39 SGB XI Stand: September 2026
Ihr Anspruch 2026 (alle Kassen gleich): bis zu 3.539 € pro Jahr aus dem Gemeinsamen Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege, ab Pflegegrad 2, bis zu 56 Tage – ohne Vorpflegezeit. Wie viel Ihnen noch zusteht, zeigt Ihnen der Rechner in 30 Sekunden.

So läuft der Antrag bei der VIACTIV

Die VIACTIV verlangt keinen Antrag im Voraus. Auf viactiv.de steht es wörtlich: „Sie müssen vorab keinen Antrag mehr stellen." Geprüft wird erst hinterher, wenn die Vertretung vorbei ist.

Dafür müssen Sie sich zwischen zwei Formularen entscheiden: „Verhinderungspflege durch Privatperson", wenn jemand privat eingesprungen ist – oder „Verhinderungspflege durch Pflegedienstleister", wenn ein Pflegedienst oder eine Einrichtung übernommen hat. Beides sind ausfüllbare PDFs, beide müssen von allen Beteiligten unterschrieben sein.

Das ausgefüllte Formular geht per Post an: VIACTIV Krankenkasse, Zentraler Posteingang, 44775 Bochum. Digital läuft es über die VIACTIV Service-App oder über VIACTIV Service-Online im Browser – dort sind Ihre Daten bereits hinterlegt, Sie müssen sich einmalig registrieren.

VIACTIV-Besonderheit: Das Formular für private Ersatzpflege ist Antrag und Quittung in einem: Unten auf dem Bogen steht „Quittung und Empfangsbestätigung" – die Ersatzpflegekraft unterschreibt den Erhalt des Geldes, Sie darunter die Bitte um Erstattung. Eine separate Quittung brauchen Sie damit nicht. Und der Bogen sagt ausdrücklich, „eine Aufstellung der einzelnen Tage ist nicht erforderlich": Der Gesamtbetrag für den Zeitraum genügt.

Offizielle Formulare & Links der VIACTIV

Alle Links führen direkt zur VIACTIV Krankenkasse. Wir sind unabhängig und nicht mit der Kasse verbunden – wenn ein Link nicht mehr stimmt, sagen Sie uns Bescheid.

Schritt für Schritt: So füllen Sie den Antrag aus

  1. Versichertendaten & Pflegegrad der pflegebedürftigen Person eintragen.
  2. Zeitraum der Verhinderung angeben – bei stundenweiser Verhinderung (unter 8 Std./Tag) unbedingt die Stunden vermerken: dann läuft das Pflegegeld voll weiter.
  3. Ersatzpflegeperson mit Name, Anschrift und Verwandtschaftsverhältnis angeben – bei nahen Angehörigen gilt die 2×-Pflegegeld-Grenze.
  4. Kosten belegen: Rechnung des Pflegedienstes oder Quittung mit allen Pflichtangaben beilegen – der häufigste Ablehnungsgrund ist ein unvollständiger Beleg.
  5. Absenden & nachhalten: Auszahlung bei der VIACTIV die VIACTIV nennt keine feste Frist; erfahrungsgemäß einige Wochen nach vollständiger Einreichung – so beschleunigen Sie die Auszahlung.

Häufige Fragen zur VIACTIV-Verhinderungspflege

Muss ich die Verhinderungspflege bei der VIACTIV vorher beantragen?
Nein. Die VIACTIV schreibt wörtlich: „Sie müssen vorab keinen Antrag mehr stellen." Erst nach der Vertretung prüft die Pflegekasse Höhe und Umfang der Kosten – dafür reichen Sie das passende Formular ausgefüllt und unterschrieben ein.
Welches der beiden VIACTIV-Formulare ist das richtige?
Das richtet sich danach, wer vertreten hat. Ist eine Privatperson eingesprungen, nehmen Sie „Verhinderungspflege durch Privatperson". War es ein Pflegedienst oder eine Einrichtung, nehmen Sie „Verhinderungspflege durch Pflegedienstleister" – dort kreuzen Sie außerdem an, ob der Dienst über eine Abtretungserklärung direkt mit der VIACTIV abrechnet oder ob Sie die Rechnung erst selbst bezahlen und dann einreichen.
Brauche ich bei der VIACTIV eine zusätzliche Quittung?
Bei privater Ersatzpflege nicht. Das VIACTIV-Formular enthält im unteren Teil den Abschnitt „Quittung und Empfangsbestätigung": Die Ersatzpflegekraft bestätigt dort mit Datum und Unterschrift, den Betrag erhalten zu haben. Damit ist der Nachweis auf demselben Blatt erledigt. Hat ein Pflegedienst vertreten, kommt dessen Rechnung dazu.
Erstattet die VIACTIV auch Fahrtkosten und Verdienstausfall?
Ja, beides steht als eigene Zeile im Formular: Fahrten mit dem eigenen PKW mit 0,20 € je gefahrenem Kilometer (Kilometer × Tage), Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Taxi gemäß beigefügter Bescheinigung sowie Verdienstausfall als Nettobetrag, ebenfalls gegen Bescheinigung. Bei Verwandten oder Verschwägerten bis zum 2. Grad und bei Personen aus demselben Haushalt zahlt die VIACTIV nach eigener Angabe das Zweifache des monatlichen Pflegegeldes „zuzüglich nachgewiesener Fahrkosten und Verdienstausfall".
Bis wann muss ich bei der VIACTIV abrechnen?
Die VIACTIV erstattet die Leistungen, wenn die Unterlagen zur Abrechnung bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres eingegangen sind – so steht es seit dem 01.01.2026 auf viactiv.de. Wer die Vertretung 2026 hatte, hat also bis zum 31.12.2027 Zeit. Das deckt sich mit § 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI.
Muss ich jeden einzelnen Tag einzeln aufschreiben?
Nein. Im VIACTIV-Formular steht direkt neben dem Betragsfeld: „eine Aufstellung der einzelnen Tage ist nicht erforderlich". Sie tragen den Zeitraum (von/bis) und den gezahlten Gesamtbetrag ein. Angeben müssen Sie aber, ob die bisherige Pflegeperson weniger als 8 Stunden am Tag ausgefallen ist oder 8 Stunden und länger – dafür gibt es im Formular eigene Kreuze, und davon hängt ab, ob Ihr Pflegegeld ungekürzt weiterläuft.
Wohin schicke ich das VIACTIV-Formular?
Per Post an VIACTIV Krankenkasse, Zentraler Posteingang, 44775 Bochum. Schneller geht es digital über die VIACTIV Service-App oder VIACTIV Service-Online im Browser. Fragen beantwortet der Kundenservice kostenlos unter 0800 222 12 11.
Beruhigt aus dem Haus gehen: der Hausnotruf
Viele Pflegepersonen trauen sich keine Auszeit, weil dann niemand da wäre, falls etwas passiert. Ein Hausnotruf schließt genau diese Lücke: Der Knopf am Handgelenk alarmiert rund um die Uhr eine besetzte Zentrale. Ab Pflegegrad 1 beteiligt sich die Pflegekasse auf Antrag an den Kosten – beim Basispaket anerkannter Anbieter wie der Malteser übernimmt sie die Grundgebühr in der Regel komplett. Im Beratungsgespräch wird geklärt, welches Paket zu Ihrer Situation passt und was die Kasse davon trägt – beides kostenlos und unverbindlich.
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Andere Pflegekasse?

Hier finden Sie die Anleitungen für AOK, TK, DAK, Barmer, IKK, IKK classic, KKH, Knappschaft, hkk. Alle weiteren Kassen findet der Kassen-Lotse. Grundlagen für alle Kassen: Verhinderungspflege einfach erklärt.

Quellen
Zuletzt geprüft: Juli 2026
Schon gewusst? 42 € pro Monat für Pflegehilfsmittel
Ab Pflegegrad 1 zahlt die Pflegekasse monatlich 42 € für Verbrauchsmaterial (Handschuhe, Desinfektion, Bettschutz) – als kostenlose Box nach Hause. Viele Familien wissen das nicht.
So geht's
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