Durchgerechnete Beispiele

Verhinderungspflege abrechnen: drei Beispiele mit echten Zahlen

Nicht noch eine Erklärung, sondern drei Fälle zum Danebenlegen: was erstattet wird, was vom Jahresbetrag übrig bleibt, wie viele der 56 Tage verbraucht sind – und was auf dem Beleg stehen muss.

jede Summe nachgerechnet § 39 SGB XI Stand: November 2026

Beispiel 1: Stundenweise durch die Nachbarin

Pflegegrad 3, Pflegegeld 599 € im Monat. Die Nachbarin übernimmt 12-mal im Jahr je 4 Stunden, damit die pflegende Tochter zum Sport kann. Vereinbart sind 15 € pro Stunde.

Gezahlt insgesamt12 × 4 Std. × 15 € = 720 €
Obergrenzevoller Jahresbetrag – die Nachbarin ist keine nahe Angehörige
Erstattung durch die Kasse720 €
Jahresbetrag danach3.539 € − 720 € = 2.819 €
Verbrauchte Tage von 560 – unter 8 Std. am Tag zählt kein Tag
Pflegegeldläuft ungekürzt weiter

Das ist der Fall, den die meisten verschenken: stundenweise Verhinderungspflege kostet keinen einzigen der 56 Tage und kürzt das Pflegegeld nicht. Bedingung ist, dass die Stundenzahl je Einsatz auf dem Beleg steht – fehlt sie, kann die Kasse den Tag als tageweise werten und kürzt.

Beispiel 2: Zehn Tage Urlaub, ambulanter Pflegedienst

Pflegegrad 4, Pflegegeld 800 € im Monat. Die pflegende Ehefrau fährt 10 Tage weg, ein ambulanter Dienst übernimmt und stellt 1.850 € in Rechnung.

Rechnung des Dienstes1.850 €
Obergrenzevoller Jahresbetrag – ein Dienst ist nie „naher Angehöriger"
Erstattung durch die Kasse1.850 €
Jahresbetrag danach3.539 € − 1.850 € = 1.689 €
Verbrauchte Tage von 5610, es bleiben 46
Pflegegeldfür 8 Tage um 50 % gekürzt – erster und letzter Tag werden voll gezahlt

Hier braucht es keine selbst geschriebene Quittung: die Rechnung des Dienstes ist der Nachweis. Achten Sie darauf, dass Leistungszeitraum und Leistungsart darauf stehen – „Pflegeleistungen März" ohne Datum ist derselbe Rückläufer wie eine unvollständige Quittung.

Beispiel 3: Vierzehn Tage durch die Tochter

Pflegegrad 2, Pflegegeld 347 € im Monat. Die Tochter nimmt 14 Tage unbezahlt frei, um zu vertreten. Sie ist nahe Angehörige und pflegt nicht erwerbsmäßig – also greift der Deckel aus § 39 Abs. 3 Satz 2 SGB XI.

Deckel für nahe Angehörige2 × 347 € = 694 €
+ Verdienstausfall (Arbeitgeberbescheinigung)600 €
+ Fahrtkosten (300 km × 0,30 €)90 €
Erstattung insgesamt1.384 € – unter dem Jahresbetrag, also voll erstattungsfähig
Jahresbetrag danach3.539 € − 1.384 € = 2.155 €
Verbrauchte Tage von 5614, es bleiben 42
Pflegegeldfür 12 Tage um 50 % gekürzt

Ohne die beiden Zusatzposten wären es nur 694 € gewesen – 690 € hängen allein daran, dass Verdienstausfall und Fahrtkosten getrennt ausgewiesen und belegt sind (§ 39 Abs. 3 Satz 3 SGB XI; zusammen höchstens bis zum Jahresbetrag, Satz 4). Wie das auf dem Beleg aussieht, steht auf Nachweis für Privatpersonen. Der Kilometersatz ist hier mit 0,30 € angesetzt; verbindlich ist er nicht – fragen Sie Ihre Kasse, welchen sie anerkennt.

Die drei Fälle nebeneinander

 Nachbarin, stundenweiseDienst, 10 TageTochter, 14 Tage
Erstattung720 €1.850 €1.384 €
Tage von 5601014
Pflegegeld gekürzt?neinjaja
Deckel?neinneinja, 694 €
NachweisQuittung je EinsatzRechnung des DienstesQuittung + Bescheinigung + Fahrtaufstellung

Alle Beträge sind Beispielwerte; die Pflegegeld-Sätze und der Jahresbetrag von 3.539 € sind die für 2026 geltenden. Ihren eigenen Fall rechnen Sie im Verhinderungspflege-Rechner.

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Was in jedem der drei Fälle gleich bleibt

Die Zahlen gehen auseinander, das Verfahren nicht. Vier Regeln gelten in allen drei Beispielen – und in Ihrem:

  1. Ein Topf für zwei Leistungen. Die 3.539 € sind der Gemeinsame Jahresbetrag aus § 42a SGB XI. Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege teilen ihn sich. Die Zeile „Jahresbetrag danach" ist deshalb nur dann Ihr Restbudget, wenn im selben Kalenderjahr keine Kurzzeitpflege gelaufen ist.
  2. Zwei Zählwerke, die nichts voneinander wissen. Das Geld läuft gegen den Jahresbetrag, die Tage gegen die 56. Beispiel 1 verbraucht Geld, aber keinen Tag. Umgekehrt geht es nicht: Ein verbrauchter Tag geht immer auch ins Geld.
  3. Erst vertreten, dann beantragen. Eine vorherige Antragstellung ist nach § 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI nicht erforderlich. Dieselbe Vorschrift setzt aber die Ausschlussfrist: Antrag bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die Ersatzpflege folgt.
  4. Nachgewiesene Kosten, nicht vereinbarte. Die Kasse erstattet, was Sie nachweislich gezahlt haben. Eine Vereinbarung ohne Zahlungsnachweis ist kein Nachweis – deshalb hängt in jedem der drei Fälle alles am Beleg.

Welcher Nachweis zu welchem Fall gehört

Der häufigste Grund für einen Rückläufer ist nicht ein falscher Betrag, sondern der falsche Belegtyp. Was Sie brauchen, hängt daran, wer vertreten hat:

Vertretung durchBelegObergrenze
Nachbarin, Freund, Bekannte Quittung je Einsatz, beide Unterschriften voller Jahresbetrag
entferntere Verwandte (Nichte, Neffe, Cousine) Quittung wie bei Fremden voller Jahresbetrag
nahe Angehörige, nicht erwerbsmäßig Quittung + ggf. Arbeitgeberbescheinigung + Fahrtaufstellung 2× Pflegegeld, plus Verdienstausfall und Fahrtkosten
nahe Angehörige, erwerbsmäßig (z. B. examinierte Pflegekraft) Rechnung bzw. Quittung mit Angabe der Erwerbsmäßigkeit voller Jahresbetrag
ambulanter Pflegedienst Rechnung des Dienstes mit Leistungszeitraum und Leistungsart voller Jahresbetrag

Die vierte Zeile ist die, die am häufigsten falsch angenommen wird: Der Deckel des § 39 Abs. 3 Satz 2 SGB XI greift nur bei nahen Angehörigen, die die Ersatzpflege NICHT erwerbsmäßig erbringen. Pflegt die Angehörige erwerbsmäßig, bleibt es bei Satz 1 – nachgewiesene Kosten bis zum Jahresbetrag. Wenn Ihr Fall so liegt, schreiben Sie es in den Antrag und begründen es, statt hinterher zu widersprechen.

So rechnen Sie Ihren eigenen Fall nach

Legen Sie die eigenen Zahlen in dieselbe Reihenfolge, in der die Tabellen oben gebaut sind. Sechs Schritte, und Sie wissen, was herauskommt, bevor die Kasse antwortet:

  1. Wer hat vertreten? Danach bestimmt sich die Obergrenze – die Tabelle darüber sagt, welche.
  2. Was wurde gezahlt? Alle Einsätze zusammen. Bei Stundensätzen: Einsätze × Stunden × Satz, so wie in Beispiel 1.
  3. Greift der Deckel? Nur bei nahen Angehörigen ohne Erwerbsmäßigkeit. Dann 2× Ihr monatliches Pflegegeld als Grenze für die reine Aufwandsentschädigung.
  4. Kommen Zusatzposten dazu? Verdienstausfall und Fahrtkosten – beides nur mit Nachweis, beides in eigenen Zeilen.
  5. Wie viele Tage sind weg? Nur Tage mit 8 Stunden Verhinderung und mehr zählen gegen die 56.
  6. Wird das Pflegegeld gekürzt? Für die gezählten Tage um 50 %, erster und letzter Tag voll.

Schneller geht es im Verhinderungspflege-Rechner: Er kennt den Angehörigen-Deckel und rechnet Restbudget und Resttage in einem Zug.

Was an Abrechnungen am häufigsten scheitert

  • Sammelbetrag ohne Einzeleinsätze. „März 480 €" lässt sich weder der 8-Stunden-Grenze noch den 56 Tagen zuordnen.
  • Stundenzahl fehlt. Dann wird aus einem stundenweisen Einsatz im Zweifel ein Tag – mit Kürzung des Pflegegeldes.
  • Zusatzposten in der Summe versteckt. Verdienstausfall und Fahrtkosten gehören in eigene Zeilen, sonst gehen sie im Deckel unter.
  • Zu spät eingereicht. Seit 2026 gilt eine Ausschlussfrist: Ersatzpflege aus 2026 muss bis 31.12.2027 beantragt sein (§ 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI).

Häufige Fragen zur Abrechnung

Wie viele Tage darf ich abrechnen?
Bis zu 56 Tage im Kalenderjahr. Tage, an denen die Pflegeperson weniger als 8 Stunden verhindert war, zählen nicht dagegen – sie belasten nur den Gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 € (Gemeinsames Rundschreiben zu § 39 SGB XI, Fassung vom 02.04.2026, S. 257).
Gibt es einen vorgeschriebenen Stundensatz?
Nein. Was die Ersatzpflegeperson bekommt, vereinbaren Sie frei. Die Pflegekasse erstattet, was Sie nachweislich gezahlt haben – bis zur jeweiligen Obergrenze. Bei nahen Angehörigen ist das regelmäßig das 2-fache des monatlichen Pflegegeldes, sonst der volle Jahresbetrag.
Kann ich mehrere Einsätze auf einer Abrechnung zusammenfassen?
Ja, solange jeder Einsatz mit Datum, Stundenzahl und Betrag einzeln erkennbar bleibt. Genau daran scheitern Sammelbelege: „März insgesamt 480 €" kann die Kasse weder der 8-Stunden-Grenze noch den 56 Tagen zuordnen und fragt nach.
Wie viel Pflegegeld wird mir konkret abgezogen?
Das rechnet Ihre Pflegekasse aus. Die Regel lautet: Bei 8 Stunden Verhinderung am Tag oder mehr wird das Pflegegeld für diese Tage um 50 % gekürzt, der erste und der letzte Tag werden voll gezahlt. Wie der Monatsbetrag auf einen einzelnen Tag umgelegt wird, ist nicht einheitlich geregelt – deshalb steht auf dieser Seite bewusst kein Eurobetrag dafür.
Ist der Jahresbetrag von 3.539 € nur für die Verhinderungspflege da?
Nein, er ist der Gemeinsame Jahresbetrag aus § 42a SGB XI – Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege teilen sich denselben Topf. Was eine Kurzzeitpflege im Kalenderjahr verbraucht hat, fehlt hier, und umgekehrt. Deshalb steht in jedem Beispiel die Zeile „Jahresbetrag danach": Sie ist nur dann Ihr Restbudget, wenn im selben Jahr keine Kurzzeitpflege gelaufen ist.
Muss ich vor der Vertretung einen Antrag stellen?
Nein. § 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI sagt ausdrücklich, dass eine vorherige Antragstellung nicht erforderlich ist – Sie lassen erst vertreten und rechnen danach ab. Dieselbe Vorschrift setzt aber eine Ausschlussfrist: Der Antrag auf Erstattung muss bis zum Ablauf des Kalenderjahres gestellt sein, das auf die Ersatzpflege folgt. Ersatzpflege aus 2026 muss bis 31.12.2027 beantragt sein.
Was passiert, wenn die Rechnung höher ist als der Jahresbetrag?
Erstattet wird bis zur Obergrenze, der Rest bleibt an Ihnen hängen. Ein Beispiel: Kostet der Pflegedienst 4.200 € und ist der Jahresbetrag noch unangetastet, zahlt die Kasse 3.539 €, die restlichen 661 € tragen Sie selbst. Prüfen Sie deshalb vor längeren Einsätzen, was vom Jahresbetrag noch offen ist – und ob ein Teil als Kurzzeitpflege günstiger läuft.
Zählt ein halber Tag als ganzer Tag von den 56?
Es kommt auf die 8-Stunden-Grenze an, nicht auf „halb" oder „ganz". War die Pflegeperson an einem Tag 8 Stunden oder länger verhindert, ist der Tag verbraucht; darunter zählt er nicht. Genau das ist der Unterschied zwischen Beispiel 1 und den Beispielen 2 und 3 auf dieser Seite – in Beispiel 1 sind nach zwölf Einsätzen null Tage weg.
Wie rechne ich ab, wenn mehrere Personen vertreten haben?
Je Vertretung ein eigener Nachweis: für die Nachbarin eine Quittung, für den Dienst dessen Rechnung, für die Tochter Quittung plus Arbeitgeberbescheinigung. Alle zusammen belasten denselben Jahresbetrag und dieselben 56 Tage. Der Deckel für nahe Angehörige trifft dabei nur den Teil, der an die Angehörigen geht – die Kosten der Nachbarin und des Dienstes sind davon unberührt.

Was der Entwurf für 2027 ändern würde

Wird die Verhinderungspflege 2027 abgeschafft? Heute nicht — aber es liegt ein Entwurf vor.

Wer heute nach „Verhinderungspflege 2027" sucht, stößt auf Meldungen über eine Abschaffung. Für Ihren Antrag gilt: Alles auf dieser Seite ist geltendes Recht — Anspruch, Höhe, Fristen und Formulare ändern sich durch einen Entwurf nicht. Einen Entwurf gibt es aber. Das Bundeskabinett hat am 30. September 2026 den Regierungsentwurf eines Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG) beschlossen, geplantes Inkrafttreten 1. Januar 2027. Er würde das ambulante Leistungsrecht neu ordnen:

  • Die Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI hieße „Überbrückungsbudget" und wäre zweckgebunden — nicht mehr für jede Verhinderung der Pflegeperson, sondern für Akut- und Überbrückungslagen. Die Leistung verschwindet im Entwurf also nicht, ihr Anwendungsbereich würde enger.
  • Der Gemeinsame Jahresbetrag nach § 42a SGB XI — der Topf, den viele Ratgeber Entlastungsbudget nennen — soll gestrichen werden. Verhinderungs- und Kurzzeitpflege hätten dann wieder getrennte Budgets statt eines gemeinsamen.
  • Ausgerechnet das Wort Entlastungsbudget würde der Entwurf anders besetzen: So soll dort das Pflegegeld nach § 37 SGB XI heißen. Dasselbe Wort, eine andere Leistung — und noch einmal etwas anderes als der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI, den es heute schon gibt.

Und bis dahin? Ein Regierungsentwurf ist nicht das letzte Wort: Die Anhörung der Verbände ist durch, das Kabinett hat beschlossen, aber Bundestag und Bundesrat haben noch nicht darüber abgestimmt. Das Bundeskabinett hat den Entwurf am 30. September 2026 beschlossen — nach drei ohne Beschluss verstrichenen Terminen im September. Damit liegt er im Bundestag; dort beginnt das parlamentarische Verfahren erst, und der Bundesrat ist noch gar nicht befasst. Beträge, Bezeichnungen und der Termin können sich im Verfahren noch ändern, der Entwurf kann schrumpfen, sich verschieben oder ganz scheitern. Planen Sie deshalb mit dem geltenden Recht — und schöpfen Sie den Jahresbetrag aus, solange er in dieser Form besteht: so verfällt kein Euro.

Stand dieser Einschätzung: 3. November 2026. Quelle ist der Entwurfstext selbst und die Verfahrensseite des Bundesgesundheitsministeriums, die den jeweils aktuellen Stand und die Stellungnahmen der Verbände führt.

Nächste Schritte

Quellen
Zuletzt geprüft: Juli 2026
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